Создание общей электронной таблицы для нескольких пользователей - Excel и Google Таблицы
В этом руководстве будет показано, как создать общую электронную таблицу для нескольких пользователей в Excel и Google Sheets.
В зависимости от версии Excel пользователи могут либо предоставить общий доступ к книге, либо разрешить совместное редактирование. В Office 365 Microsoft рекомендует пользователям использовать OneDrive и разрешить совместное редактирование книг в Интернете. По этой причине в Office 365 традиционная функция общего доступа по умолчанию скрыта. Вместо этого в правом верхнем углу экрана есть опция совместного использования, которая позволяет пользователю сохранить книгу в OneDrive и отправить ссылку для совместного редактирования другому пользователю.
Совместное использование книг
В Office 365 вам необходимо включить общий доступ к книгам, прежде чем вы сможете предоставить общий доступ к книге.
1. В Лента, Выбрать Файл > Параметры > Панель быстрого доступа.
2. В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» выберите «Все команды».
3. Прокрутите вниз и выберите «Поделиться книгой (устаревшая версия)». Затем нажмите Добавить >> чтобы добавить его на панель быстрого доступа.
4. Прокрутите список и добавьте «Отслеживать изменения (устаревшие)», «Защитить совместное использование (устаревшие)» и «Сравнить и объединить книги».
Значки будут добавлены на панель быстрого доступа в строке заголовка.
5. Чтобы поделиться текущей книгой, щелкните значок Поделиться книгой значок.
6. Установите флажок «Использовать старую функцию общих книг вместо новой возможности совместного редактирования».
7. Щелкните Ok чтобы сохранить книгу.
Отслеживание изменений в Excel
При отслеживании изменений в Excel также будет предоставлен общий доступ к книге, если к ней еще не предоставлен общий доступ.
1. В Панель быстрого доступа, Выбрать Отслеживать изменения> Выделить изменения.
2. Отметьте «Отслеживать изменения, редактируемые. Это также дает доступ к вашей рабочей тетради ». и нажмите OK.
Любые изменения, внесенные в книгу, затем отображаются маленькими треугольниками в верхнем левом углу измененной ячейки. Если навести указатель мыши на ячейку, которая была изменена, изменение и автор этого изменения будут показаны в комментарии. Цвет треугольника у каждого автора разный.
Совместное редактирование в Excel 365
Вместо этого в Excel 365 вы можете использовать новую функцию совместного редактирования.
1. В правом верхнем углу экрана Excel, чуть ниже строки заголовка, щелкните Делиться.
2. Если вы хотите стать соавтором этого файла с другими пользователями, вам необходимо сохранить файл в OneDrive.
Кроме того, вы можете отправить файл по электронной почте в виде вложения в формате Excel или PDF.
3. После сохранения файла в OneDrive им можно поделиться с другими пользователями.
Введите адреса электронной почты пользователей, которым нужно отправить файл, и щелкните значок послать кнопка.
4. Чтобы изменить настройки ссылки, щелкните поле «Все, у кого есть ссылка, могут редактировать» перед отправкой ссылки.
Это позволяет нам установить опцию «Разрешить редактирование». Если у вас есть платная подписка OneDrive, вы также сможете установить пароль и дату истечения срока действия отправляемой ссылки.
5. Установите пароль и срок действия ссылки.
Копировать ссылку и кнопки Outlook
Вместо того послать, вы могли щелкнуть Копировать ссылку или Перспективы кнопка.
В Копировать ссылку Кнопка создаст ссылку, которую затем можно скопировать и отправить другому пользователю.
В Перспективы Кнопка откроет пустое электронное письмо в Outlook с уже вставленной ссылкой.
Совместное использование таблиц в Google Таблицах
1. В Файл меню выберите Делиться.
2. Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться файлом, затем выберите его роль редактирования: Зритель только для просмотра, Комментатор чтобы добавить комментарии, или редактор чтобы иметь возможность редактировать файл.
3. Если адрес электронной почты не связан с учетной записью Google, вы получите следующее сообщение.
Нажмите Все равно поделиться.
4. Щелкните послать чтобы отправить добавленному лицу уведомление по электронной почте. На экране появится сообщение «Человек добавлен».
Вы можете увидеть, сколько людей делится файлом, наведя указатель мыши на Делиться в правом верхнем углу экрана.
5. Чтобы лишить человека доступа к файлу, нажмите на значок Делиться кнопку еще раз, затем нажмите Удалять под роль редактора человека.
