Сводная таблица - это, по сути, способ извлечения данных и их представления в удобочитаемой форме. Сводные таблицы - отличный способ исследовать данные и создавать таблицы информации, которые можно обновлять при изменении необработанных данных!
Рабочий пример: вам нужна таблица, которая показывает следующее:
- Сколько у вас должностей (Фактическая FTE) всего?
- С разбивкой по должностям
- В разбивке по статусу занятости (Пермь / Временная / Временная)
Получив необработанные данные, вы создаете сводную таблицу на основе исходных данных:
- На панели инструментов выберите Данные> Сводная таблица и отчет сводной диаграммы…
- Нажмите "Далее
- Убедитесь, что данные, которые вы хотите включить в сводную таблицу, выделены в Диапазон
- Нажмите "Далее
- Если вы хотите, чтобы ваша сводная таблица отображалась на новом листе (вкладке), нажмите «Готово». В противном случае, если вы хотите, чтобы он отображался на том же рабочем листе (т.е. под данными), щелкните Существующий рабочий лист и выберите первую ячейку после данных, а затем нажмите кнопку «Готово».
Должен появиться каркас сводной таблицы.
Если список полей сводной таблицы (показанный справа вверху) не отображается, вам необходимо его открыть:
- Щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов (в любом месте квадрата ниже):
- Выбирать Сводная таблица.
- Нажмите Показать список полей
- Теперь поля должны быть в поле зрения, и вы можете перетащить поле вправо, чтобы зафиксировать его на месте.
- Перетащите следующие поля в области: СКРЫТАЯ ОБЛАСТЬ ФИЛЬТРА: Никто
ПЛОЩАДЬ РАЗДЕЛИТЕЛЯ КОЛОННЫ: Тип позиции
ПЛОЩАДЬ СЕПАРАТОРА РЯД: Название должности
БАЗОВАЯ ОБЛАСТЬ ДАННЫХ: Фактический FTE
- Чтобы изменить базовое поле на сумму, щелкните правой кнопкой мыши поле (обведено ниже):
Выбирать Полевые настройки…
Выбирать Сумма.
Нажмите Число…
Выбирать Число а также 2 десятичных знака затем щелкните ОК.
Данные должны были быть заменены десятичными.
- Чтобы изменить порядок столбцов типа позиции: щелкните правой кнопкой мыши Обычный> Порядок> В конец.
Теперь у вас есть готовая таблица со столбцами в следующем порядке: постоянный, временный, случайный.
 |  |
Следующим шагом является перетаскивание необходимых полей в области таблицы для создания таблицы. Структура сводной таблицы выглядит следующим образом:
Типичное использование площадей:
СКРЫТЫЙ ФИЛЬТР: Фильтр рекуррентно финансируемых должностей
ПЛОЩАДЬ РАЗДЕЛИТЕЛЯ КОЛОННЫ: Тип должности, тип занятости, основа занятости, классификация
ПЛОЩАДЬ СЕПАРАТОРА РЯД: Организационные подразделения, местонахождение, должности
БАЗОВАЯ ОБЛАСТЬ ДАННЫХ: Штат, FTE
Сводная таблица должна выглядеть так:
Обратите внимание, что в качестве базовых данных по умолчанию установлено «Подсчет фактического FTE». Это означает, что каждая позиция засчитывается как 1, не имеющая отношения к значению FTE. Если бы базовым полем было Headcount, это было бы правильно (так как все значения были бы 1), однако это значения FTE, и они требуют суммы, а не количества.
В этих двух руководствах (две части) вы узнаете несколько интересных советов относительно сводных таблиц:
1) Чтобы заполнить пустые значения нулями:Щелкните правой кнопкой мыши поле базовых данных (обведено ниже)
Выбирать Параметры таблицы… Введите 0 в пустые ячейки, покажите (обведено ниже)
Щелкните ОК.
Теперь в сводной таблице пробелы должны быть заменены нулями.
2) Чтобы скрыть столбец Итоги:
Щелкните правой кнопкой мыши поле базовых данных («Сумма фактических FTE» показано выше).
Выбирать Параметры таблицы… Снимите отметку Итого по строкам (обведено ниже)
Столбец итогов теперь должен быть удален.
3) Чтобы добавить скрытый фильтр в сводную таблицу:Перетащите поле, содержащее фильтр, в область скрытого фильтра данных (например, уровень организационного подразделения 04).
Щелкните стрелку вниз, чтобы выбрать фильтр организационного подразделения. Выберите требуемый фильтр (например, Спорт и отдых)
В сводной таблице теперь отображаются только должности в организационном подразделении уровня 04 «Спорт и отдых».
4) Чтобы показать только выбранные заголовки позиций:
Щелкните стрелку вниз, чтобы выбрать Название должности фильтр
Чтобы упростить выбор, перетащите список наружу, чтобы было видно больше позиций
Если в списке много значений, а вам нужно только несколько, начните с снятия флажка Показать все (показано ниже), чтобы отменить выбор всех значений
Выберите позиции, которые вы хотите отобразить в таблице. (т.е. спортсмены и менеджеры)
Нажмите ОК.
Сводная таблица теперь должна содержать только спортсменов и менеджеров.
5) Чтобы показать процентное соотношение типа позиции для каждой позиции:
Щелкните правой кнопкой мыши в поле базовых данных (в данном случае «Сумма фактической FTE»).
Выбирать Полевые настройки…
Нажмите Параметры>>
Выбирать % строки для Показать данные как
Щелкните ОК.
Примечание: В этом списке также есть варианты % колонны а также % всего причем последнее очень полезно.
В сводной таблице теперь отображаются проценты, но могут быть значения ошибок для строк, у которых нет позиций (так как вы не можете делить на ноль!).
6) Чтобы удалить ошибки из сводной таблицы:Щелкните правой кнопкой мыши в поле базовых данных (в данном случае «Сумма фактической FTE»).
Выбирать Параметры таблицы…
Входить 0 в Для значений ошибок покажите коробка
Щелкните ОК.
Теперь все ошибки должны быть заменены нулями.
