Развернуть / свернуть строки или столбцы в Excel и Google Таблицах

Развернуть / свернуть строки или столбцы в Excel и Google Таблицах

В этой статье вы узнаете, как разворачивать и сворачивать строки или столбцы, группируя их в Excel и Google Таблицах.

Excel позволяет нам группировать и разгруппировать данные, что позволяет нам разворачивать или сворачивать строки и столбцы, чтобы лучше организовать наши электронные таблицы. Это возможно группировка данных вручную или используя Авто контур вариант.

Группировка и разгруппировка строк вручную

Если мы хотим группировать строки в Excel нам необходимо организовать данные таким образом, чтобы они были совместимы с функцией группировки в Excel. Это означает, что нам нужно несколько уровней информации отсортированы правильно а также промежуточные итоги для каждого уровня информации, которую мы хотим сгруппировать. Кроме того, в данных не должно быть пустых строк или пробелов.

В следующем примере у нас есть общий объем продаж за месяц по продуктам. Таким образом, данные сортируются по месяцам и продуктам, и у нас есть промежуточные итоги за каждый месяц, так как мы хотим группировать данные по месяцам.

Сгруппировать данные для Янв-21 а также 21 февраля:

1. (1) Выберите данные в столбце, который мы хотим сгруппировать. В нашем случае это Янв-21, поэтому мы выберем C2: C8. Затем в Лента, (2) перейти к Данные вкладка и в Контур раздел, (3) нажмите на Группа значок. (Обратите внимание, что вместо этого вы также можете использовать сочетание клавиш: ALT + SHIFT + стрелка вправо).

3. В новом окне оставьте строки выбранными поскольку мы хотим сгруппировать строки и щелкнуть Ok.

В результате мы получаем полосу контура слева с Янв-21 сгруппированы.

4. Если мы хотим свернуть эту группу данных, нам просто нужно нажмите на знак минус в панели структуры.

Как показано на рисунке ниже, все строки с Янв-21 в столбце C теперь свернуты, и остается видимой только промежуточный итог за этот период.

5. Как и в шаге 4, мы можем расширить группу (отображение строк) снова, нажав на знак плюса. Следуя точно таким же шагам, мы также можем сгруппировать данные для 21 февраля.

Группировка и разгруппировка нескольких уровней данных

Допустим, мы хотим добавить еще один уровень группировки данных: Продукт. Сначала добавьте промежуточный итог для всех продуктов.

В настоящее время у нас есть две группы для Месяц уровень и промежуточные итоги по месяцам и продуктам. Теперь мы хотим добавить группы для продуктов. Мы можем делать это точно так же, как делали это месяцами. В этом случае мы добавим шесть групп данных, выбирая - отдельно - Клавиатура (D2: D4), Мышь (D6: D7) и т. Д. В результате наши данные и панели схемы выглядят так, как показано на рисунке ниже.

Теперь у нас есть две полосы структуры, а вторая представляет группы продуктов. Следовательно, мы можем свернуть все группы продуктов и организовать данные таким образом, чтобы отображались только промежуточные итоги за месяц для каждого продукта.

Группировка и разгруппировка строк с помощью автоматического контура

Вместо того, чтобы создавать группы вручную, мы также можем позволить Excel автоматический контур наши данные. Это означает, что, если у нас есть хорошо структурированные данные, Excel автоматически распознает группы и групповые данные.

Чтобы Excel автоматически выделял данные, (1) щелкните в любом месте данных, то в Лента, (2) перейти к Данные вкладку, нажмите на стрелка под значком группы, и (3) выбираем Авто контур.

Мы получаем почти те же полосы контура, что и в ручном примере, потому что Excel может распознавать группы данных. Единственное отличие состоит в том, что опция Auto Outline создает еще одну группу для общего итога, которая может свернуть все данные, кроме итога.

К удалить полосы контура создано Auto Outline, (1) щелкните в любом месте данных затем в Лента, (2) перейти к Данные вкладку, нажмите на стрелка под значком Разгруппировать, и выберите (3) Четкий контур.

Это удалит все контурные полосы и разгруппирует все данные.

Развернуть и свернуть всю схему

Скажем, мы хотим свернуть всю схему (Например, Месяц). На панели структуры вверху нажмите на номер панели контура мы хотим свернуть (в нашем случае уровень 2).

В результате все строки с Янв-21 а также 21 февраля свернуты, и отображаются только итоги.

Если мы хотим снова развернуть весь контур, (1) нажмите Общая сумма, то в Лента, (2) перейти к Данные вкладка и в Контур раздел, (3) нажмите Показать детали.

Теперь все данные снова видны, а значок Месяц контур расширен.

Сгруппировать и разгруппировать столбцы вручную

Точно так же мы можем также группировать столбцы в Excel. Скажем, мы хотим отображать только SKU и соответствующие Тотальная распродажа.

1. Выделите все заголовки столбцов, которые мы хотим сгруппировать (в нашем случае C1: F1).

2. В Лента, перейдите в Данные вкладка и в Контур раздел, выберите Группа (или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT + SHIFT + стрелка вправо).

2. Во всплывающем экране (1) выберите столбцы и (2) нажмите ОК.

В результате мы получим новую полосу контура, но на этот раз для столбцов.

3. Чтобы свернуть группу столбцов, нажмите на знак минус в конце панели контура.

В результате столбцы C: F свернуты.

Группировка и разгруппировка строк в Google Таблицах

В Google Таблицах мы можем группировать строки только вручную, поэтому давайте воспользуемся тем же примером и посмотрим, как сгруппировать данные по одним и тем же категориям. Чтобы сгруппировать по месяцам:

1. (1) Sвыбрать все строки с Янв-21, затем в меню (2) перейдите к Данныеи нажмите (3) Группа.

2. В новом окне рядом с выбором нажмите Сгруппируйте ряды 2-11.

Янв-21 (Строки 2-11) теперь сгруппированы, и мы можем видеть полосу контура с левой стороны. Разница по сравнению с Excel заключается в том, что знак минус / плюс для свертывания / развертывания находится вверху каждой группы.

3. Свернуть Янв-21, щелкните знак минус вверху панели структуры в течение месяцев.

Теперь данные за месяц свернуты, и мы можем видеть только Янв-21 Итого ряд.

4. Теперь у нас есть знак плюса, так что мы можем снова расширить группу.

5. Следуя этим шагам, мы также можем сгруппировать 21 февраля и создайте новый контур для Продукт уровень данных. Когда мы закончим, панели данных и структуры должны выглядеть следующим образом:

Разгруппировка данных в Google Таблицах работает так же, как группировка.

1. (1) Sвыберите данные, которые мы хотим разгруппировать (Клавиатура в Янв-21- ячейки D2: D4), затем в меню (2) перейдите в Данные, и (3) нажмите на Разгруппировать.

2. В новом окне рядом с выбором нажмите Разгруппируйте строки 2–4.

Эти три строки теперь разгруппированы и удалены с панели структуры.

Сгруппировать и разгруппировать столбцы в Google Таблицах

Группировка столбцов можно сделать аналогично группировке строк.

Выберите столбцы C: F, затем в меню перейдите к Данныеи нажмите Сгруппировать столбцы C - F.

Теперь у нас есть панель контура для группировки столбцов.

Чтобы разгруппировать столбцы, выберите столбцы C: F, перейти к Данныеи нажмите Разгруппировать столбцы C - F.